Deadline là một thuật ngữ được dùng trong rất nhiều lĩnh vực khác nhau. Chúng ta thường nghe thấy Deadline được nói khi cần hoàn thành công việc nào đó trong thời gian nhất định. Hầu hết các công việc khi thực hiện đều sẽ có thời gian hoàn thành. Vậy Deadline là gì? ý nghĩa và cách chạy Deadline hiệu quả như thế nào sẽ được chia sẻ trong bài viết sau đây. 

Deadline là gì? Ý nghĩa của Deadline

Deadline là một trong những danh từ tiếng Anh chỉ thời gian giới hạn. Hiện nay thuật ngữ này được sử dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực, ngành nghề để hướng đến việc hoàn thành một công việc nào đó tại thời điểm nhất định. Với ý nghĩa là thời gian để thực hiện và hoàn thành một công việc nào đó. Nó được dùng để thúc đẩy quá trình làm việc, tối ưu hóa thời gian để giúp họ hoàn thành công việc đúng tiến độ. 

Deadline là gì? 

Trong công việc, Deadline là yếu tố không thể thiếu. Nó giúp mọi người hoàn thành công việc đúng tiến độ, giúp người quản lý có thể quản lý thời gian cũng như điều phối công việc một cách hiệu quả nhất. Từ đó có thể đưa ra cho họ những kế hoạch công việc phù hợp với năng lực. Đồng thời người quản lý cũng dựa vào Deadline để đánh giá thái độ, hiệu quả làm việc của từng nhân viên. 

Tuy nhiên một mặt khác thì Deadline cũng trở thành một nỗi ám ảnh đáng sợ nếu một người có quá nhiều Deadline đặt ra. Điều này khiến họ không thể hoàn thành hoặc nếu hoàn thành cũng có chất lượng không tốt. Vì vậy không nên lạm dụng quá nhiều Deadline, hãy đặt ra Deadline một cách hợp lý với từng đối tượng, từng công việc khác nhau. 

Tầm quan trọng của deadline trong công việc hàng ngày

Như đã chia sẻ Deadline được đặt  ra trong mọi công việc để người thực hiện có trách nhiệm hoàn thành nó đúng tiến độ. Có thể nói Deadline như một chất xúc tác, có tác dụng mạnh mẽ để thúc đẩy mỗi cá nhân cần làm việc tập trung và nhanh chóng hơn. Tất nhiêu tốc độ phải đi kèm với chất lượng thì mới thực sự mang lại giá trị của công việc. 

Tầm quan trọng của deadline trong công việc hàng ngày

Cũng bởi vì mang theo ý nghĩa quan trọng nên với một nhân viên trong công ty, tổ chức hay doanh nghiệp. Năng lực và tác phong làm việc được biểu hiện rất rõ ràng thông qua việc hoàn thành công việc trước Deadline. Từ đó các nhà quản lý, trưởng phòng hay lãnh đạo có thể nhìn nhận được năng lực làm việc của bạn và tạo ra nhiều cơ hội làm việc, có khả năng thăng tiến xa hơn trong công việc. 

Những phương pháp giúp bạn chạy Deadline hiệu quả

Để thực hiện Deadline hiệu quả, mỗi người cần đưa ra những kế hoạch, phương pháp thực hiện cụ thể. Dưới đây là một số gợi ý các bạn có thể tham khảo. 

Kế hoạch rõ ràng và chi tiết

Việc lập kế hoạch trong bước chuẩn bị rất quan trọng. Có một câu nói rất chính xác đó là “By failing to prepare, you are preparing to fail”. Được hiểu là “thất bại trong chuẩn bị là chuẩn bị cho thất bại”. Vì vậy khi bắt đầu bất kỳ công việc nào đó các bạn phải chuẩn bị một kế hoạch phù hợp và chi tiết nhất. Kế hoạch đặt ra càng rõ ràng và chi tiết thì hiệu quả công việc có được càng cao. Điều này cũng giúp việc kiểm soát và đến gần hơn với mục tiêu hoàn thành Deadline đúng thời gian. 

Theo đó mỗi người hãy lập kế hoạch cho từng giai đoạn làm việc. Kế hoạch được đặt ra càng chi tiết càng dễ dàng kiểm soát được kết quả công việc của mình nhất. Bên cạnh đó nếu có quá nhiều Deadline thì càng phải sắp xếp thứ tự ưu tiên cần hoàn thành trước để công việc được thực hiện tốt nhất. 

Ví dụ: Các bạn đang cần làm bài tiểu luận và phải hoàn thành trong thời gian 2 tuần. Vậy thì hãy đặt mục tiêu hoàn thành trước ngày Deadline. Sau đó thiết lập được kế hoạch công việc trong từng ngày cụ thể.

• Ngày 1: Tìm tài liệu, đọc thêm sách về chủ đề
• Ngày 2: Phân chia bài tiểu luận thành từng mục hợp lý
• Ngày 3: Làm bài theo từng mục

Cứ thế cho đến ngày 14.

Cố gắng mọi lúc, quyết tâm cao độ

Khi làm việc lúc nào các bạn cũng đặt sự quyết tâm ở cao độ nhất. Cần phải có nỗ lực, ý chí hoàn thành công việc nhanh nhất, hiệu quả nhất. Chỉ một phút chậm lại có thể sẽ khiến bạn phải lùi bước trước những Deadline đang cận kề. 

Đặt ra kế hoạch trong Deadline là điều rất quan trọng 

Thương lượng thời gian

Với bất kỳ công việc nào bạn đều cần đưa ra một khoảng thời gian hợp lý, đảm bảo có thể hoàn thành một cách tốt nhất. Không thể đưa ra khối lượng công việc 30 ngày và lên kế hoạch thực hiện trong 3 ngày. Chắc chắn các bạn sẽ chán nản ngay từ ngày đầu tiên thực hiện và sẽ không thể tiếp tục vào những ngày sau. Không nên phân chia số lượng công việc trong 1 ngày hợp lý, tránh những trường hợp có nhiều công việc mà không thể hoàn thành. 

Ghi chú thông báo

Việc ghi chú thông báo rất quan trọng và cần thiết. Nó sẽ đảm bảo công việc được thực hiện theo đúng tiến trình. Đây cũng là một cách nhắc nhở bản thân bạn cần phải tập trung vào công việc hơn.

Lập kế hoạch thực hiện phù hợp với thời gian 

Có đội ngũ/công cụ phù hợp với kế hoạch

Nếu các bạn làm công việc yêu cầu đội nhóm thì hãy chọn những đồng đội phù hợp nhất. Lắng nghe ý kiến của họ và cùng nhau tìm được phương pháp thực hiện Deadline hiệu quả nhất để cùng hoàn thành. Đồng thời phải phân chia công việc hợp lý với mỗi thành viên cụ thể. Sử dụng các công cụ hỗ trợ như thông báo, note sẽ nhắc nhở mọi người tập trung vào công việc hơn. 

Ví dụ: Nếu có bài tiểu luận nhóm thì các bạn nên phân chia công việc nhỏ ra. Mỗi người đảm nhiệm một phần. Người đảm nhận phần word thì người khác làm việc tổng hợp, chỉnh sửa bài viết.. 

Yêu cầu trợ giúp

Nếu cảm thấy công việc quá sức với bản thân hay một số tình huống đặc biệt cần có sự giúp đỡ. Vậy thì đừng ngại ngần mà hỏi sự giúp đỡ từ người khác. Mọi sự giúp sức sẽ giúp bạn hạn chế được rủi ro, rắc rối xảy ra trong công việc. Tuy nhiên không phải lúc nào cũng được ỷ lại vào người khác. Vì đó là công việc của bạn, Deadline cũng là của bạn. Vì vậy chỉ cần trợ giúp khi thực sự cần thiết. 

Những phương pháp giúp bạn chạy Deadline hiệu quả

Những “sai lầm” khi lập ra Deadline

Việc lập ra Deadline rất đơn giản, hiệu quả. Tuy nhiên với một số người vẫn mắc sai lầm trong quá trình thực hiện. Cụ thể những sai lầm này đó là: 

“Chồng chéo” các Deadline

Những công việc khác nhau cần có thời gian thực hiện và hoàn thành khác nhau. Tuy nhiên đôi khi các bạn sẽ bị trùng Deadline với nhau. Đặc biệt là trong những giai đoạn quan trọng, cao điểm của công việc. Vì vậy các bạn nên ghi chú, hệ thống lại theo từng ngày, tháng, quý, năm để có sự điều chỉnh hoặc yêu cầu hỗ trợ. Việc này giúp công việc được thực hiện tốt nhất.

Không thực tế

Khi lập ra Deadline không khả thi với khả năng, điều kiện thực tế thì bạn sẽ phải làm việc quá sức. Nếu công việc gặp khó khăn sẽ có tâm lý chán nản và kết quả công việc không được thực hiện như mong muốn. 

Không chia nhỏ từng giai đoạn

Đây là sai lầm mà nhiều người gặp phải, chúng khiến bạn mất kiểm soát về tiến độ công việc. Chia thành những giai đoạn nhỏ cho Deadline sẽ giúp bạn hệ thống, đánh giá, phân phối sức lực, tài nguyên một cách hợp lý. 

Một số sai lầm thường mắc phải khi lập Deadline

Thật sự cần kiên nhẫn

Với những công việc cần sự tỉ mỉ, nhất quán thì việc tạo ra Deadline chỉ tốn thời gian của bạn mà kết quả không được hoàn thành. Vì vậy tùy vào công việc cụ thể mà có nên lập Deadline hay không. 

Bắt chước người khác

Deadline của mỗi người, mỗi công việc khác nhau. Vì vậy khi bắt chước người khác sẽ đẩy bạn vào thất bại. Tùy theo khả năng hoàn thành công việc của cá nhân, nhóm, trang thiết bị mà thời gian hoàn thành công việc sẽ khác nhau. 

Lập kế hoạch Deadline dựa vào tình trạng công việc của chính mình 

Tiêu chí đánh giá hoàn thành công việc

Để đánh giá việc hoàn thành công việc của một người nào đó sẽ dựa trên những tiêu chí như sau: 

Dựa trên số lượng, chất lượng công việc

• Về số lượng được đánh giá dựa trên số lượng việc đã làm được trên tổng số công việc. Điều này giúp bạn kiểm soát được năng lực và tìm ra nguyên nhân vì sao, rút kinh nghiệm cho những lần sau. 
• Về chất lượng sẽ có tiêu chí đánh giá riêng ở mỗi công việc khác nhau. Các bạn sẽ xem mức độ đạt yêu cầu của mỗi công việc dựa trên thang điểm đánh giá. 

Dựa trên tiến độ công việc

Mỗi công việc lập ra đều có thời gian hoàn thành cụ thể. Từ những trường hợp bất khả kháng, nếu không kịp hoàn thành thì phải báo với cấp trên. 

Dựa trên tác phong làm việc

Cần phải làm việc bằng tinh thần hăng hái, nhanh nhẹn và tích cực nhất. Hiểu rõ được tầm quan trọng của công việc sẽ giúp bạn hoàn thành công việc tốt, nhanh chóng nhất. 

Lời kết

Việc đặt ra deadline trong công việc hằng ngày rất quan trọng. Nếu không có nó thì sẽ không kiểm soát chặt chẽ được tiến độ công việc, đồng nghĩa với công việc không hoàn thành đúng thời gian. Bài viết trên đây đã giúp bạn tìm hiểu về deadline là gì và phương pháp để lập deadline hiệu quả. Hy vọng những chia sẻ này bổ ích với bạn.