Quản lý dự án là gì ? Các giai đoạn của quản lý dự án

Dự án đầu tư về xây dựng thực hiện chuẩn tiến độ, thuộc phạm vi ngân sách là quá trình gồm các hoạt động khác nhau từ ban quản lý của dự án. Bộ phận này giữ vai trò khá quan trọng trong chất lượng, tiến độ công trình xây dựng. Để biết chính xác thuật ngữ quản lý dự án là gì, bạn tham khảo chia sẻ dưới đây của Bất động sản Legoland .

Tìm hiểu quản lý dự án là gì?

Dự án là quá trình đặc thù, cụ thể gồm những hoạt động được kiểm soát, phối hợp có ngày kết thúc và khởi đầu rõ ràng. Chúng được thực hiện ở các tình huống có hạn chế về chi phí, nguồn lực, thời gian nhằm đạt được những mục tiêu hợp với yêu cầu đã đặt ra cụ thể.

Tìm hiểu quản lý dự án là gì ?

Có nhiều người hiện nay vẫn chưa nắm rõ quản lý dự án là gì? Hiểu một cách đơn giản, đây là việc áp dụng kỹ năng, kỹ thuật, kiến thức, công cụ vào hoạt động dự án. Mục đích là đáp ứng nhu cầu dự án khi đặt giới hạn về chi phí, nguồn lực, thời gian.

Trên thực tế, chúng ta đều cần quản lý dự án vì chúng gồm những hoạt động ở cuộc sống. Từ việc nhỏ như xây dựng nhà riêng, tổ chức hoạt động sự kiện… tới việc phức tạp như xây dựng cơ sở đào tạo, hạ tầng. Muốn thực sự hiểu rõ quản lý dự án là gì, ta cần dựa theo nền tảng đặc thù của dự án. Hoặc ta có thể phân biệt loại công trình với dự án khác.

Tham khảo thêm :

Những điểm đặc thù dự án

Từng dự án đều sở hữu những điểm đặc trưng riêng. Ta có thể áp dụng đặc trưng này vào việc quyết định nên hướng tiếp cận để triển khai công việc có liên quan tới cách thức hoặc phương thức công cụ về quản lý dự án. Một số điểm đặc thù dự án có thể kể đến như sau:

Những điểm đặc thù dự án

Thời gian dự án tồn tại có tính hữu hạn. Tức là dự án không kéo dài mãi, chúng trải qua giai đoạn từ hình thành tới phát triển rồi kết thúc.
Có duy nhất một mục đích, kết quả cần rõ ràng. Sự khác biệt thể hiện duy nhất so với các dịch vụ, sản phẩm tương tự từ dự án khác hoặc kết quả đã có.
Thực hiện dựa vào sự phối kết hợp nhiều bên. Hầu hết các dự án đều có sự liên quan, tham gia từ nhiều bên hữu quan. Có thể kể đến như đơn vị thụ hưởng (khách hàng), chủ đầu tư (nhà tài trợ), đơn vị xây dựng thi công (nhà thầu), các nhà tư vấn, cơ quan quản lý…
Dự án mang tính thiếu chắc chắn: Một số dự án đòi hỏi quy mô về tài nguyên khá lớn để thực hiện khoảng thời gian nhất định. Điển hình là những dự án CNTT, công nghệ cứ sau 18 tháng thay đổi.
Yêu cầu cần có những nguồn lực cụ thể được thực hiện, triển khai. Nguồn lực gồm phần cứng, con người, phần mềm, các tài sản khác.

Mô hình và hình thức quản lý, tổ chức dự án

Dưới đây là một số thông tin về mô hình và hình thức quản lý, tổ chức dự án bạn cần nắm:

Chủ đầu tư quản lý dự án trực tiếp

Hình thức này do chủ đầu tư dùng bộ máy có sẵn để lập ban quản lý hoặc trực tiếp quản lý riêng dự án chịu trách nhiệm kiểm soát, theo dõi tiến hành dự án. Qua đây, ban quản lý cần sở hữu những kiến thức kỹ năng, chuyên ngành quản lý dự án đang tiến hành. Bên cạnh đó, ban quản lý chịu trách nhiệm về việc theo dõi một lúc nhiều dự án. Khi nó hoàn thành sẽ được giải thể.

Ban quản lý về chuyên ngành dự án

Đối với hình thức này, chủ đầu tư giao cho ban quản lý việc quản lý về chuyên ngành dự án. Hoặc thuê tổ chức bên ngoài có thể đáp ứng các tiêu chuẩn đầy đủ về trình độ kỹ năng nghề nghiệp, chuyên môn để tiến hành, chuẩn bị dự án. Ban quản lý về chuyên ngành lúc này sẽ là tổ chức độc lập pháp nhân. Chịu toàn bộ trách nhiệm với quá trình thực hiện của dự án trước chủ đầu tư, pháp luật.

Hình thức mang tên chìa khóa trao tay

Người làm chủ đầu tư sẽ giao dự án tới một hoặc một vài nhà thầu thực hiện tất cả công việc tới khi hoàn thành dự án dựa theo thỏa thuận đi kèm. Bản hợp đồng trong thỏa thuận cần ghi rõ những thông tin của dự án như tiêu chuẩn chất lượng, thời gian thực hiện, điều khoản thanh toán… Khi đánh giá kết quả và nghiệm thu, chủ đầu tư giữ trách nhiệm thực hiện những điều khoản còn lại trong hợp đồng, bắt đầu dùng dự án.

Mô hình và hình thức quản lý, tổ chức dự án

Mô hình trong quản lý dự án dựa trên bộ phận chức năng

Chủ đầu tư sẽ không thành lập nên ban quản lý về dự án. Phòng chức năng sẽ đảm nhận nhiệm vụ này. Dự án thuộc nhiệm vụ của phòng ban nào, phòng đó chịu trách nhiệm kiểm soát và thực hiện dự án bản thân mình. Mặt khác, chủ đầu tư giao công tác quản lý, kiểm tra này để phòng chức năng thực hiện xác định.

Mô hình sở hữu ban quản lý chuyên trách dự án

Chủ đầu tư thiết lập một ban quản lý với mục đích chịu trách nhiệm để thực hiện tất cả công việc dự án. Ban quản lý trong đó cần những kỹ năng chuyên môn, kiến thức, các chứng chỉ về nghề nghiệp liên quan tới dự án, chiến lược mà công ty thực hiện. Mô hình này hỗ trợ giải quyết tập trung để hoàn thành dự án tốt hơn. Do đó, mô hình được nhiều tổ chức doanh nghiệp áp dụng.

Mô hình quản lý về dự án dựa trên ma trận

Đây là mô hình hoạt động theo nguyên tắc lập nhóm. Gồm những thành viên từ phòng chức năng của tổ chức, doanh nghiệp khác nhau. Thành viên được điều hành bởi trưởng nhóm tiến hành thực hiện những nhiệm vụ để đảm bảo diễn ra dự án đúng kế hoạch. Từng thành viên tham gia vào nhiều hoặc một nhóm. Phòng chức năng trực thuộc và trưởng nhóm sẽ chỉ huy.

Các giai đoạn của quản lý dự án

Giai đoạn quản lý dự án sẽ được thực hiện qua các bước sau:

Khởi động dự án

Quản lý dự án với quy trình bắt đầu dựa trên công việc khởi động. Nhiệm vụ được chia thành 2 hoạt động chính đó là:

Xác định người liên quan: Công việc xây dựng đối với bộ máy nhân sự thực hiện tiến hành việc quản lý dự án. Mục tiêu quản lý chính là tìm thấy tiếng nói chung các bên liên quan để đạt tối đa về lợi ích.
Xây dựng về bản tuyên bố của dự án. Toàn bộ dự án đều cần bản tuyên bố vì đây sẽ là cơ sở định hướng hoạt động. Bên cạnh đó căn cứ xác định, công nhận kết quả ở cuối cùng.

Các giai đoạn của quản lý dự án

Lập kế hoạch cho dự án hoàn hảo

Bản kế hoạch hoàn hảo để quản lý dự án cần đảm bảo về tính cụ thể. Đồng thời, bao phủ toàn bộ phương diện tiến trình thực hiện. Bốn yếu tố người thiết lập kế hoạch cần quan tâm để đạt kết quả tốt nhất như sau:

Có sự tham gia một cách đầy đủ từ các bên liên quan.
Kế hoạch cần phê duyệt từ hội đồng.
Thể hiện qua văn bản ở 9 phương diện. Cụ thể đó là yêu cầu khách hàng, chi phí, thời gian, chất lượng, đấu thầu, truyền thông, nhân sự, rủi ro, tích hợp.
Kế hoạch đảm bảo tính chi phí, khả thi quản lý dự án hợp, tỷ lệ nhất định thành công.

Thực thi và tiến hành dự án

Bước này các nhân viên, cán bộ tiến hành thực hiện về dự án dựa trên nội dung công việc ghi trong bản nội dung kế hoạch. Trên thực tế, dự án triển khai có thể xuất hiện tình huống phát sinh hoặc sai số. Điều này ảnh hưởng tới chất lượng, tiến độ công việc. Trước vấn đề này, trực tiếp quản lý dự án và tiến hành bởi nhân viên cần có sự điều chỉnh thích hợp, linh động nhằm đảm bảo về kết quả đạt đúng mục tiêu đề ra.

Báo cáo về kết quả dự án

Đây được xem là nhiệm vụ cần bắt buộc để thực hiện suốt quá trình quản lý về dự án. Bản báo cáo cần phải đưa ra những nhiệm vụ hoàn thành. Bên cạnh đó là điều thiếu sót dựa theo việc so sánh kế hoạch ban đầu đặt ra. Chúng cần bản đánh giá về chất lượng công việc có các thay đổi, khắc phục để nâng cao hiệu quả với mục đích thực hiện các nhiệm vụ về sau.

Kết thúc dự án

Kết thúc dự án

Đây là bước cuối để hoàn thiện, đóng chính thức các dự án, đảm bảo thực hiện bài bản, đầy đủ. Giai đoạn kết thúc thực hiện không đúng với trình tự, phát sinh các rắc rối liên quan tới pháp lý. Vấn đề để lại các thiệt hại lớn về danh tiếng, tài chính cho tổ chức. Chính vì vậy, người quản lý dự án nên lưu tâm.

Kết luận

Thắc mắc quản lý dự án là gì của người đọc đã được giải đáp qua bài viết trên. Có thể thấy, đây là bước khá quan trọng. Mong là các thông tin chia sẻ này sẽ giúp bạn hiểu hơn về công tác quản lý dự án.